La comptabilité des psychologues
#6 Factures, livre des recettes, obligations administratives.
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Au sommaire
Introduction à la comptabilité pour les psychologues libéraux
Gestion des factures dans la pratique libérale
Le livre des recettes pour la micro-entreprise
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I. Introduction à la comptabilité pour les psychologues libéraux
La comptabilité pour les psychologues exerçant en libéral est un aspect crucial de la gestion professionnelle qui requiert attention et précision.
Elle ne se limite pas seulement à une obligation légale ; elle représente également un outil de gestion indispensable pour le suivi de l’activité.
Au delà de 25€, vous devrez éditer une facture pour chaque consultation. (Article)
Les obligations comptables d’un psychologue en libéral s'articulent principalement autour de :
La tenue régulière du livre des recettes
La gestion des factures.
Ces documents doivent refléter avec exactitude toutes les transactions réalisées et respecter les normes imposées par la législation en vigueur.
II. Gestion des factures dans la pratique libérale
A. Les mentions obligatoires sur une facture
Une facture doit contenir un ensemble d'informations essentielles pour être valide :
1. Informations du psychologue : identité et coordonnées
Chaque facture doit clairement indiquer :
Nom, prénom,
Le titre professionnel du psychologue
L’adresse professionnelle
Le numéro de SIREN ou SIRET.
2. Détails du patient/client
Il est nécessaire d'inclure l'identité complète du patient ou du client. Pour les patients, les informations restent confidentielles et sont protégées par le secret professionnel.
3. Description de la prestation
La nature de la prestation fournie doit être décrite de manière précise, en indiquant s'il s'agit d'une consultation thérapeutique, d’une séance de coaching ou d'un autre service psychologique.
4. Détails de paiement et indemnités
La facture doit spécifier le montant à payer, avec une distinction entre la base hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) si applicable.
Si vous êtes psychologue et/ou psychothérapeute, vous faites partie des professions réglementées.
A ce titre, vous êtes exonéré de TVA uniquement si votre prestation correspond à cette description : “tous les actes liés à la réalisation d'un diagnostic et à la mise en place d'un traitement de troubles psychologiques.” (l'article 261 du code général des impôts)
Dans ce cas vous indiquerez dans votre facture “TVA non applicable selon l'article 293 B du CGI”, ainsi que les modalités de règlement.
Si vous ne faites pas partie de cette catégorie, alors vous serez concerné par la TVA à partir du moment ou votre chiffre d’affaire (pas le global mais celui associé aux prestations sortant de la description précédente) excède 36 800 € (toléré jusqu’à 39 100 €).
B. Exigences spécifiques pour les psychologues
1. Numéro SIREN et ADELI
Ces numéros garantissent l'identification de l'activité libérale aux yeux de l'administration fiscale et des organismes sociaux.
2. Mention de la TVA non applicable
Les psychologues en libéral bénéficient souvent d'une franchise en base de TVA. Cela doit être explicitement mentionné sur chaque facture (comme mentionné plus haut).
3. Modalités de règlement
Les options de paiement doivent être précisées : chèque, espèces, virement bancaire, etc., avec le délai de paiement accordé et les éventuelles pénalités de retard.
Concrètement retenez que les éléments suivants doivent figurés :
Date d’émission de la facture
Numéro de la facture (ordre chronologique)
Identité du client / patient
Vos nom et prénom, suivis de la mention « EI »
Votre adresse professionnelle
Vos numéro SIREN et ADELI
Quantité, prix unitaire HT, montant total HT pour chaque ligne, mention
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Total HT (+ total TTC si tu factures la TVA)
Délai et mode de règlement
Indemnité de recouvrement 40 €. (si facture à des professionnels)
C. Conservation et organisation des factures
1. Période de conservation
Les factures doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans pour répondre aux demandes éventuelles de l'administration fiscale.
2. Format électronique à partir de 2027
À compter de 2027, il sera obligatoire de conserver les factures sous format électronique, facilitant la gestion et l'archivage sécurisé. (Article)
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III. Le livre des recettes pour la micro-entreprise
Le livre des recettes est un document comptable obligatoire pour les psychologues exerçant en tant que micro-entrepreneurs.
Il récapitule toutes les transactions financières et joue un rôle clé dans la déclaration des revenus.
A. Le rôle du livre des recettes
Le livre des recettes enregistre chronologiquement les encaissements liés à l'activité du psychologue.
Il doit contenir les informations détaillées sur chaque paiement reçu, qu'il provienne de patients ou de clients, pour des consultations ou d'autres services professionnels.
1. Suivi des recettes encaissées
Chaque recette doit être enregistrée avec :
La date
Le nom du patient/client
Le “nom” de la facture
La nature de la prestation
Le moyen de paiement
Le montant
L’accès à la facture (facultatif, c’est mon mode de fonctionnement).
2. Récapitulatif quotidien des transactions
Il est conseillé de tenir à jour le livre des recettes de façon quotidienne. Cette habitude permet de minimiser les erreurs.
B. Obligations légales et conseils pratiques
Le respect des obligations légales concernant le livre des recettes est impératif pour éviter les désagréments lors des contrôles fiscaux.
1. Tenue du livre jour par jour
Les psychologues doivent s'assurer de la mise à jour quotidienne du livre des recettes, en y inscrivant toutes les recettes sans exception.
2. Conservation et archivage pour 10 ans
Le livre des recettes doit être conservé au moins 10 ans pour répondre aux éventuelles demandes des administrations. La forme électronique est à privilégier pour sa durabilité et son accessibilité (ce document fera aussi l’objet d’une imposition au format numérique en 2027 donc autant commencer maintenant).
C. Utilisation des outils de comptabilité
L'usage d'outils de comptabilité adaptés aux spécificités des psychologues en libéral peut grandement simplifier la tenue du livre des recettes et de la facturation.
Si vous optez pour Doctolib alors vous devez envisager les solutions ci-dessous (ou bien vous pouvez aussi mettre en place une automatisation de facture comme celle que je démontre dans ma formation)
Sinon, je vous recommande très chaudement Perfactive, qui est un logiciel comme Doctolib mais en mieux et qui inclut une facturation automatique ainsi qu’une tenue de votre comptabilité.
Si votre système d’agenda en ligne ne propose pas de système de facturation, vous pouvez envisager les solutions ci-dessous.
1. Logiciels recommandés
Des logiciels comme Henri, Abby, Frobee.me, securcompta, etc., peuvent aider à automatiser la saisie des recettes et à générer des rapports pertinents pour le suivi de l'activité.
Mais ça reste chronophage… L’idéal est d’automatiser soit avec un système fait maison soit avec votre agenda en ligne.
2. Intégration avec les systèmes de facturation
L'intégration du livre des recettes avec les systèmes de facturation permet une gestion comptable cohérente et efficace, réduisant les risques d'erreurs et de doublons.
Un simple tableau Excel avec l’export en PDF convient tout à fait.
Envie d’aller plus loin ?
Pour ceux désireux d'approfondir leur savoir-faire et d'explorer les subtilités de la création et du développement d'un cabinet, je vous invite à découvrir mon cours spécialement conçu pour les professionnels du secteur.
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